Entente sur l'administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche

La version 2007 du Protocole d’entente : Rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales a été archivée.

Logos : Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) et Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH)

ENTRE

établissement

ET

les Instituts de recherche en santé du Canada,
le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada,
et le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada

Attendu que les Instituts de recherche en santé du Canada, le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada et le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada sont des organismes du gouvernement du Canada et qu'ils sont tenus de promouvoir et de financer la recherche et la formation en recherche au Canada;

Attendu que l'établissement participe à la recherche, à la formation en recherche et à des activités connexes au Canada;

Attendu que les parties reconnaissent l'importance vitale de la recherche, des nouvelles connaissances et des applications qu'elle engendre, des ressources humaines informées et qualifiées qui sont développées au cours du processus de recherche, ainsi que l'importance de l'évaluation par les pairs, qui permet de s'assurer que la recherche financée atteint les normes d'excellence les plus élevées;

Attendu que les organismes fournissent des fonds publics aux titulaires pour promouvoir et aider la recherche et, par conséquent, ont la responsabilité d'utiliser les fonds aussi efficacement que possible et de rendre compte devant la population canadienne de leur utilisation, de leur affectation et des résultats, et de contribuer à s'assurer que les activités appuyées sont menées conformément aux normes financières et aux normes d'éthique les plus strictes;

Attendu que les parties s'engagent à promouvoir la conduite responsable de la recherche;

Attendu que les parties souhaitent maintenant remplacer par une entente à jour et simplifiée le Protocole d'entente sur les rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales établi en 2001 par l'établissement et les organismes;

Et attendu que la présente entente a pour objet d'énoncer les conditions générales régissant l'administration, par l'établissement, des subventions et des bourses, et que seuls les établissements ayant accepté les conditions peuvent recevoir du financement directement d'un organisme;

Les parties conviennent donc de ce qui suit :

1. Définitions

Dans la présente entente, les mots en italique ont le sens qui leur est attribué dans le présent alinéa.

animal désigne un vertébré ou un céphalopode.

bourse désigne le financement fourni par un organisme au moyen d'une bourse d'études, d'une bourse de recherche, ou encore d'une subvention de soutien de la carrière ou d'appui salarial de l'organisme.

chercheur désigne une personne qui mène des activités de recherche.

CRSH désigne le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada.

CRSNG désigne le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada.

entente désigne la présente entente.

établissement désigne (inscrire le nom de l'établissement).

IRSC désigne les Instituts de recherche en santé du Canada.

organisme désigne les IRSC, le CRSNG ou le CRSH.

parties désigne les organismes et l'établissement.

subvention désigne le financement fourni par un organisme pour mener des recherches et des activités connexes.

titulaire désigne un titulaire de bourse ou un titulaire de subvention.

2. Rôles et responsabilités des parties

  1. De façon générale, et selon des exigences plus précises énoncées dans la présente entente, l'établissement doit :
    1. fournir une infrastructure matérielle et organisationnelle adéquate pour les activités de recherche, la formation en recherche et d'autres activités financées par un organisme;
    2. élaborer et mettre en œuvre des politiques, des systèmes administratifs, des procédures et des contrôles efficaces, de manière à s'assurer que les activités financées par un organisme sont menées conformément à ce qui suit :
      1. exigences établies par la loi;
      2. politiques et procédures de l'organisme;
      3. autres exigences de l'organisme propres à une subvention ou à une bourse.
  2. Chaque organisme doit accepter et traiter les demandes de financement qu'il reçoit de l'établissement, conformément aux politiques et aux procédures de l'organisme.
  3. Chaque organisme doit consulter l'établissement sur les changements apportés à ses politiques mentionnées dans la présente entente qui peuvent avoir des répercussions importantes sur l'établissement, dans la mesure du possible.

3. Obligations spécifiques

3.1 Approbation des demandes, subventions et bourses, et confirmation d'admissibilité

  1. Un organisme doit étudier une demande de financement seulement si l'établissement l'a vérifiée et approuvée et si le candidat satisfait aux conditions de la subvention ou de la bourse en question.
  2. L'établissement :
    1. doit confirmer l'admissibilité de chaque candidat à une subvention ou à une bourse au moment de la demande, conformément aux exigences et aux procédures de l'organisme en matière d'admissibilité;
    2. doit surveiller l'admissibilité de ses titulaires tout au long de la durée de la subvention ou de la bourse;
    3. doit informer l'organisme en cause, immédiatement, de tout changement au statut d'admissibilité d'un candidat ou d'un titulaire;
    4. peut, après avoir consulté l'organisme en cause, retirer son approbation d'une demande de subvention ou de bourse, ou d'une subvention ou d'une bourse existante, si une exigence de l'organisme ou une exigence établie par la loi impose un fardeau excessif à l'établissement.
  3. Après avoir été informé du retrait du soutien d'une subvention ou d'une bourse existante, l'organisme peut mettre un terme à la subvention ou à la bourse et peut demander le remboursement des fonds qui restent dans le compte de la subvention ou de la bourse.

3.2 Conduite responsable de la recherche

L'établissement doit respecter les exigences énoncées dans le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche, qui est modifié de temps à autre et qui énonce les responsabilités des établissements, des chercheurs et des organismes relativement à la conduite responsable de la recherche, y compris les procédures à suivre dans le cas de l'inobservation d'une exigence de l'organisme, ou d'une allégation à ce sujet.

3.3 Administration financière

  1. L'établissement doit :
    1. administrer et dépenser les fonds qu'il reçoit d'un organisme conformément à ce qui suit :
      1. les politiques et procédures financières de l'organisme, notamment celles du Guide d'administration financière des trois organismes, telles qu'elles peuvent être modifiées ou complétées de temps à autre;
      2. toute condition supplémentaire liée à la subvention ou à la bourse;
    2. établir et maintenir des politiques, des systèmes, des procédures et des contrôles qui obligent les titulaires à se conformer aux exigences financières de l'organisme et qui permettent de s'assurer de cette conformité;
    3. pour chaque subvention et bourse :
      1. maintenir un compte distinct;
      2. s'assurer que les dépenses et frais portés au compte de la subvention ou de la bourse sont autorisés par le titulaire, ou par son délégué si la délégation est clairement documentée;
      3. maintenir des dossiers complets et précis sur l'utilisation du financement de l'organisme, y compris des pistes de vérification vérifiables et des documents justificatifs complets pour chaque transaction, pendant au moins sept ans;
    4. refuser ou retirer l'approbation des dépenses qui contreviennent à une politique de l'organisme ou de l'établissement ou à une condition de la subvention ou de la bourse;
    5. consulter l'organisme de financement lorsque l'établissement a des doutes quant aux exigences financières de l'organisme;
    6. traiter rapidement les paiements admissibles et approuvés à partir des comptes du titulaire;
    7. fournir un soutien financier et administratif adéquat à ses titulaires afin d'assurer une saine gestion des fonds;
    8. en cas de transfert des fonds de la subvention ou de la bourse de l'établissement à un autre établissement, s'assurer que le transfert est conforme aux dispositions des politiques financières, des lignes directrices et des procédures de l'organisme qui s'appliquent;
    9. fournir régulièrement et en temps opportun des rapports financiers sur l'utilisation des fonds de l'organisme, selon les demandes de l'organisme, et respecter les exigences de l'organisme relativement à la surveillance financière continue;
    10. fournir régulièrement à chaque titulaire de subvention et à chaque titulaire de bourse de l'information sur son compte;
    11. à la suite d'un préavis raisonnable, permettre aux représentants de l'organisme d'accéder à ses locaux et installations afin d'effectuer des examens de surveillance et des vérifications de la conformité, leur donner accès à tous les comptes, dossiers et autres renseignements concernant une subvention ou une bourse, puis donner une réponse complète et précise à toute demande de renseignements que peut soumettre l'organisme dans le but de vérifier le respect de ses exigences;
    12. permettre aux représentants du vérificateur général du Canada d'accéder aux renseignements mentionnés au point (xi) ainsi qu'aux locaux de l'établissement, de sorte qu'ils ou elles puissent exercer les pouvoirs accordés en vertu de la Loi sur le vérificateur général, y compris l'exécution de vérifications financières ou de rendement.

3.4 Recherche avec des êtres humains

  1. L'établissement doit, pour toute recherche avec des êtres humains effectuée sous ses auspices,
    1. respecter l'Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, 2e édition, (EPTC 2), tel qu'il est modifié de temps à autre;
    2. avoir sa propre politique et ses propres procédures, ou une entente officielle avec un autre établissement, qui sont conformes aux exigences énoncées dans l'EPTC 2;
    3. s'assurer que les chercheurs sont informés de leurs obligations en vertu de l'EPTC 2 et qu'ils reçoivent toute formation raisonnablement nécessaire;
    4. permettre l'accès aux fonds de la subvention seulement après que le comité d'éthique de la recherche (CER) de l'établissement, ou un CER désigné par l'établissement, ait approuvé le projet de recherche, sauf si les activités avec des êtres humains se dérouleront ultérieurement. Dans ce cas, il est possible de débloquer une partie des fonds, de manière à couvrir uniquement les dépenses à engager avant la participation des êtres humains;
    5. sous réserve du paragraphe (iv), s'assurer que les fonds sont accessibles au titulaire seulement lorsque l'approbation du CER est maintenue, à moins que le CER ait déterminé que la recherche ne nécessite plus un examen et une approbation de sa part, conformément aux dispositions de l'EPTC 2 et de ses directives interprétatives.

3.5 Recherche avec des animaux

  1. Si l'établissement a recours à des animaux pour de la recherche effectuée dans ses propres installations, dans d'autres installations ou sur le terrain, il doit :
    1. maintenir un certificat valide de Bonnes pratiques animalesMD du Conseil canadien de protection des animaux (CCPA) ou une certification indirecte selon une entente officielle avec une autre organisation détenant un certificat valide, puis s'assurer que la recherche financée par un organisme est tout à fait conforme aux lignes directrices du CCPA, telles qu'elles sont modifiées de temps à autre;
    2. permettre l'accès aux fonds de recherche seulement après que le comité de protection des animaux de l'établissement, ou un autre comité de protection des animaux désigné par l'établissement, ait approuvé la recherche, sauf si les activités avec des animaux se dérouleront ultérieurement. Dans ce cas, il est possible de débloquer une partie des fonds, de manière à couvrir uniquement les dépenses à engager avant le recours à des animaux;
    3. s'assurer que l'approbation du comité de protection des animaux est maintenue pendant toute la durée des activités de recherche avec des animaux et que, sous réserve du paragraphe (ii), les fonds sont accessibles au titulaire tant que cette exigence permanente est respectée.

3.6 Conflit d'intérêts institutionnel

Au moment de prendre des décisions concernant de la recherche ou des activités connexes financées par un organisme, l'établissement doit s'assurer que ses décideurs évitent toute situation pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts ou, si une telle situation est inévitable, il doit prendre les mesures appropriées pour en atténuer les risques, en tenant compte de l'intérêt supérieur de l'organisme de financement.

3.7 Rapports sur le rendement et les résultats

  1. L'établissement doit :
    1. fournir toute information sur une subvention ou une bourse qu'un organisme peut raisonnablement demander, en temps opportun;
    2. participer à la surveillance, à l'examen et à l'évaluation des programmes, des politiques et des processus de l'organisme en prenant part aux examens à mi-parcours, aux études d'évaluation, aux sondages, aux ateliers, aux vérifications et aux autres activités organisées dans le but de recueillir des renseignements pour évaluer les progrès et les résultats;
    3. rendre ses candidats, ses titulaires, ses étudiants et son personnel administratif disponibles pour participer à la surveillance, à l'examen et à l'évaluation des programmes, des politiques et des processus de l'organisme.

3.8 Propriété du matériel et des installations

  1. Si un organisme fournit du financement devant servir à l'achat, à la mise sur pied ou au soutien pour ce qui est du matériel et des installations (« le matériel »), l'établissement doit :
    1. assumer et garder la propriété du matériel, sauf si :
      1. l'organisme de financement en convient autrement par écrit;
      2. cela va à l'encontre d'une exigence établie par la loi;
      3. la propriété doit être transférée à un autre établissement, auquel cas l'établissement doit obtenir un engagement écrit de l'autre établissement qui convient de respecter les conditions auxquelles les fonds pour le matériel ont été accordés;
      4. le matériel est vendu, auquel cas l'établissement doit faire des efforts raisonnables pour utiliser tous les fonds obtenus de la vente du matériel aux fins de la recherche;
    2. abriter, entretenir et, au besoin, assurer le matériel, et prendre des mesures raisonnables pour le protéger pour la durée de sa vie utile;
    3. dans la mesure du possible, et au besoin compte tenu de la nature du matériel, permettre à d'autres chercheurs de l'utiliser.
  2. Si le matériel doit être prêté à un autre établissement, l'établissement doit garder la propriété du matériel et il doit en demeurer responsable envers l'organisme quant aux obligations énoncées ci-dessus.

3.9 Communication publique

Les parties travaillent ensemble afin de s'assurer que les communications publiques concernant de la recherche, de la formation en recherche, ou des activités connexes financées par un organisme, y compris les publications et les événements, respectent les exigences du gouvernement du Canada et de l'établissement. Plus précisément, l'établissement respectera la Politique de communications publiques des organismes fédéraux de financement de la recherche, telle qu'elle est modifiée de temps à autre.

3.10 Évaluations environnementales et examens

  1. L'établissement doit aider les organismes à s'acquitter de leurs responsabilités en vertu de la Loi canadienne sur l'évaluation environnementale de 2012 et, plus précisément, l'établissement doit :
    1. répondre à toute demande de renseignements qu'un organisme peut soumettre afin de respecter ses obligations en vertu de la Loi;
    2. aider les candidats à préparer ou à commander les documents ou rapports qui peuvent être demandés et dont les coûts seront assumés par l'établissement ou le candidat. Ces coûts ne constitueraient pas une dépense admissible au financement d'un organisme.

3.11 Propriété intellectuelle

Un organisme ne peut réclamer aucun droit de propriété intellectuelle relativement à la recherche ou aux activités connexes qu'il finance. Toutefois, dans le cas de recherches financées par le CRSNG, sauf indication contraire du programme en vertu duquel la subvention est accordée, l'établissement doit respecter la Politique du CRSNG sur la propriété intellectuelle, telle qu'elle est modifiée de temps à autre.

3.12 Libre accès

  1. Dans le cas de recherches financées par les IRSC, l'établissement doit respecter la Politique sur l'accès aux résultats de la recherche des IRSC, telle qu'elle est modifiée de temps à autre.
  2. Dans le cas de recherches financées par le CRSH, l'établissement doit respecter la Politique sur le Libre accès du CRSH, telle qu'elle est modifiée de temps à autre.
  3. Dans le cas de recherches financées par le CRSNG, l'établissement est encouragé à promouvoir l'accès aux résultats de la recherche selon les principes directeurs sur l'accès aux résultats de la recherche, telle qu'elle est modifiée de temps à autre.

4. Généralités

4.1 Durée

La présente entente entrera en vigueur le 1er janvier 2013 et prendra fin le 31 mars 2018. Les articles et alinéas suivants survivront à l'expiration de l'entente pendant sept ans : 3.3 (a)(xi) et (xii); 3.7; 3.12; 4.3 et 4.4.

4.2 Résolution de conflits

Les parties conviennent qu'en cas de conflit relativement à la présente entente ou à sa mise en œuvre, elles tenteront d'abord de résoudre le conflit au niveau opérationnel, de bonne foi. Toutefois, en cas d'échec, le conflit doit être porté à l'attention de la direction des parties pour résolution. De plus, si les parties en cause sont d'accord, le cas pourrait être renvoyé à la médiation devant un tiers mutuellement acceptable.

4.3 Examen indépendant dans certains cas

Si un organisme a un motif raisonnable de croire qu'il y a eu une violation grave ou systémique de la présente entente, il peut exiger que l'établissement fasse exécuter rapidement un examen indépendant par une personne qualifiée pour vérifier la conformité de l'établissement aux exigences de l'organisme. Les coûts doivent être assumés par l'établissement, et ce dernier doit mettre à la disposition de l'organisme le rapport et les documents de travail de l'examen.

4.4 Défauts et recours

  1. Les situations suivantes constituent des cas de défaut :
    1. si l'établissement a commis une violation substantielle de la présente entente;
    2. si l'établissement a fourni des renseignements substantiellement faux ou trompeurs ou a fait des déclarations inexactes d'importance auprès d'un organisme, autrement que de bonne foi;
    3. si l'établissement cesse ses activités, est dissous, ou si une ordonnance est établie ou une résolution adoptée pour la liquidation de l'établissement;
    4. si l'établissement fait faillite ou devient insolvable, est mis sous séquestre ou se prévaut de lois en vigueur à un moment ou à un autre en matière de faillite ou d'insolvabilité des débiteurs.
  2. Si le défaut est lié à une subvention ou à une bourse en particulier, l'organisme doit demander à l'établissement de prendre des mesures correctives en un certain laps de temps, mais l'organisme peut, malgré le délai alloué, suspendre immédiatement la subvention ou la bourse et exiger que l'établissement cesse le versement de fonds relativement à la subvention ou à la bourse. Si l'établissement ne prend pas les mesures correctives à la satisfaction de l'organisme dans le délai prescrit, l'organisme peut exercer un ou plusieurs des recours suivants :
    1. si l'organisme ne l'a pas déjà fait en vertu des précédentes, suspendre la subvention ou la bourse et exiger que l'établissement cesse le versement de fonds relativement à la subvention ou à la bourse;
    2. mettre fin à la subvention ou à la bourse;
    3. exiger que l'établissement rembourse une partie ou l'ensemble des fonds qui restent dans le compte de la subvention ou de la bourse ou, dans des cas exceptionnels, exiger que l'établissement rembourse tous les fonds accordés par l'organisme concernant la subvention ou la bourse.
  3. Dans un cas autre qu'en b), l'organisme peut, à sa discrétion, demander à l'établissement de prendre les mesures correctives en un certain laps de temps. Si aucune demande n'est faite, ou si l'établissement ne se conforme pas à une demande à la satisfaction de l'organisme, ce dernier peut exercer un ou plusieurs des recours suivants :
    1. demander que l'établissement cesse tout paiement pour des comptes de subvention ou de bourse;
    2. annuler toute obligation de l'organisme de fournir du financement à l'établissement;
    3. demander que l'établissement rembourse tous les fonds payés par l'organisme à l'établissement qui ont été mal utilisés ou qui ont été versés à l'établissement à la suite d'une déclaration inexacte;
    4. dans des cas exceptionnels seulement, déclarer l'établissement inadmissible à une demande de financement.
  4. Dans le cas d'une demande de remboursement, l'organisme a également droit à des intérêts sur le montant demandé à partir de la date de la demande, au taux d'intérêt indiqué dans le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs, tel qu'il est modifié de temps à autre.

4.5 Relations entre les parties

Aucune disposition contenue dans la présente entente ne peut être interprétée comme constituant une relation de mandataire, un partenariat ou une entreprise commune entre les parties. Aucune des parties n'a le droit d'en obliger ou d'en lier une autre de quelque manière que ce soit.