Mandat : Comité de gouvernance pour la mise en œuvre de politiques et procédures en matière d'intégrité scientifique dans l’ensemble du gouvernement

Objet

1. Un protocole d'entente (PE) a été conclu le 9 décembre 2016 entre le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada (IPFPC) en vue d'encadrer l'élaboration conjointe de politiques et procédures organisationnelles en matière d'intégrité scientifique dans les ministères et organismes.
2. Le Comité de gouvernance est responsable de suivre les progrès accomplis relativement à l'élaboration et à la mise en œuvre de ces politiques et procédures.

Objectifs

3. Les objectifs du présent mandat sont les suivants :
   1. établir les procédures opérationnelles du Comité de gouvernance comme le prévoit le protocole d'entente entre le SCT et l'IPFPC en qui concerne l'intégrité scientifique;
   2. faciliter et guider l'élaboration d'un modèle commun de politique en matière d'intégrité scientifique, ainsi que l'élaboration conjointe de politiques organisationnelles à ce sujet par l'IPFPC, les ministères et organismes et le Bureau de la conseillère scientifique en chef (BCSC).

A. Procédures opérationnelles

Composition

4. Le Comité de gouvernance sera composé comme suit :
   1. le SCT, représenté par la secrétaire du Conseil du Trésor;
   2. l'IPFPC, représenté par la présidente de l'IPFPC;
   3. le BCSC, représenté par la conseillère scientifique en chef.
5. Les entités susmentionnées sont collectivement désignées ci-après comme « les Parties ».

Objectifs du Comité de gouvernance

6. Le Comité de gouvernance se rencontrera une fois par an afin d'évaluer les progrès accomplis individuellement par les ministères et organismes relativement à l'élaboration et la mise en œuvre de leurs politiques et procédures en matière d'intégrité scientifique et de déterminer les mesures à prendre pour rectifier le tir s'il y a lieu.

Activités

7. Le Comité de gouvernance fera le bilan des progrès accomplis relativement à l'élaboration et la mise en œuvre des politiques et procédures en matière d'intégrité scientifique dans les ministères et organismes. Ce faisant, les membres du Comité :
   1. faciliteront et guideront l'élaboration conjointe d'un modèle commun de politique en matière d'intégrité scientifique par l'IPFPC, le SCT et le BCSC;
   2. veilleront à l'élaboration conjointe de politiques en matière d'intégrité scientifique par l'IPFPC, les ministères et organismes et le BCSC pour les organisations visées par le PE;
   3. surveilleront les comptes rendus donnés par les ministères et organismes sur les progrès accomplis relativement à la mise en œuvre du PE et des politiques organisationnelles en matière d'intégrité scientifique dans le cadre des comités nationaux de consultation syndicale-patronale;
   4. veilleront à ce que les politiques tiennent compte des lignes directrices et principes en matière d'intégrité scientifique énoncés dans le PE comme prévu dans le PE.
8. Les Parties du Comité de gouvernance détermineront ensemble les mesures à prendre pour corriger le tir.

Responsables

9. Les administrateurs généraux des ministères et organismes visés par le PE sont responsables de veiller à ce que la politique et les procédures propres à leur organisation soient élaborées conjointement avec un représentant de l'IPFPC, comme le prévoit le PE.

Gouvernance

10. Les réunions seront présidées par la conseillère scientifique en chef. Les trois membres devront être présents à chaque réunion. Les membres ne pourront pas déléguer un remplaçant.
11. Les membres sont autorisés à se faire accompagner par un autre représentant agissant à titre de conseiller.
12. Les Parties tenteront de prendre les décisions par consensus. Dans l'impossibilité d'en arriver à un consensus, le compte rendu de la réunion fera état des opinions dissidentes.
13. Des comptes rendus des réunions où seront consignés entre autres les mesures de suivi et les points de non-consensus seront rédigés. Ils devront être approuvés par toutes les personnes présentes.

Fréquence des réunions

14. La conseillère scientifique en chef fixera la date des réunions annuelles qui se tiendront en décembre.
15. Les Parties peuvent demander la tenue de réunions spéciales pour discuter rapidement de questions urgentes sans attendre à la prochaine réunion annuelle s'il est avantageux de procéder ainsi.

Rôles

16. La conseillère scientifique en chef dirigera l'élaboration conjointe de politiques en matière d'intégrité scientifique au sein du gouvernement avec les ministères et organismes participants et les représentants de l'IPFPC et rendra des comptes à ce sujet au Comité de gouvernance.
17. La secrétaire du Conseil du Trésor sera chargée d'assurer la liaison avec les administrateurs généraux lorsqu'il y a lieu de le faire pour veiller à l'atteinte des objectifs.
18. La présidente de l'IPFPC sera chargée d'assurer la liaison avec les représentants de l'IPFPC afin de veiller à ce que les intérêts des membres de l'IPFPC soient portés à l'attention du Comité de gouvernance et les membres de l'IPFPC soient ensuite tenus au courant.

Lieu des réunions

19. Les réunions seront tenues durant les heures normales de travail au lieu de travail de la conseillère scientifique en chef qui se situe au 235, rue Queen à Ottawa. Il sera possible pour les membres de participer aux réunions par vidéoconférence ou par téléconférence si elles se trouvent à l'extérieur de la région de la capitale nationale.

Services de secrétariat

20. Les fonctions de secrétariat seront assurées par le BCSC. Elles consisteront notamment à préparer et distribuer les ordres du jour où seront résumées les mesures de suivi déterminées lors des réunions telles qu'approuvées par les membres ainsi que le matériel et les documents de référence pour les réunions. Dans la mesure du possible, l'ordre du jour (accompagné des documents de référence le cas échéant) sera distribué au moins deux jours ouvrables avant chaque réunion.
21. La conseillère scientifique en chef veillera à ce que des renseignements exacts soient consignés sur toutes les questions abordées par le Comité de gouvernance, ce qui englobe les comptes rendus des réunions.

B. Élaboration de politiques et de procédures en matière d'intégrité scientifique

22. Les Parties reconnaissent qu'il est souhaitable de concevoir un modèle de politique en matière d'intégrité scientifique pour guider les ministères et organismes dans l'élaboration de leurs propres politiques et procédures en matière d'intégrité scientifique et elles conviennent de mettre au point un tel modèle.
23. L'IPFPC, le BCSC et le SCT rédigeront l'ébauche d'un modèle de politique.
24. Une fois cette ébauche terminée, la conseillère scientifique en chef consultera le Conseil des SMA pour l'intégration des sciences et des technologies. Le Conseil des SMA passera ce document en revue et disposera d'un délai de 30 jours pour fournir ses commentaires à la conseillère scientifique en chef.
25. L'IPFPC, le SCT et le BCSC réviseront l'ébauche du modèle de politique après avoir obtenu les commentaires du Conseil des SMA.
26. Le modèle de politique sera soumis au Comité de gouvernance pour approbation avant d'être communiqué aux ministères et organismes.
27. Les Parties conviennent que les délais auxquels le PE fait référence peuvent être prorogés par consensus.
28. Les ministères et organismes ne sont pas tenus d'attendre que la version définitive du modèle de politique soit prête pour aller de l'avant avec l'élaboration de leurs propres politiques en matière d'intégrité scientifique.
29. Le modèle de politique élaboré vise à guider les ministères et organismes quant aux éléments qu'ils devraient inclure dans leurs politiques et procédures en matière d'intégrité scientifique.
30. Ce mandat entre en vigueur le XXX (la « date d'entrée en vigueur »), soit la date de signature par les Parties :

Yaprak Baltacioglu
Secrétariat du Conseil du Trésor

Debi Daviau
Institut professionnel de la fonction publique du Canada

Mona Nemer
Bureau de la conseillère scientifique en chef du Canada