Les responsables du projet Solution de gestion des subventions des trois organismes (SGSTO) se sont engagés à réaliser des activités de conception concertée avec les utilisateurs afin d’acquérir des connaissances fondamentales qui orienteront la configuration de la solution de gestion des subventions. L’équipe travaillera avec les intervenants pour intégrer les idées recueillies dans la mesure du possible.
Approche
À l’automne 2019 et à l’hiver 2020, des membres du milieu de la recherche (des utilisateurs principaux des systèmes des organismes) ont participé à des ateliers visant à cerner les besoins, les tâches et les problèmes les plus courants liés aux systèmes actuels de gestion des subventions des trois organismes. Les utilisateurs ont cartographié leur expérience du processus de gestion des subventions de A à Z pour illustrer la manière dont ils interagissent avec les systèmes actuels de gestion des subventions et pour permettre de visualiser l’expérience future idéale. Vous trouverez ci-dessous les commentaires des candidats, des évaluateurs et des administrateurs de la recherche, formulés à l’intention de l’équipe de la SGSTO.
Depuis l’hiver 2020, des membres du milieu de la recherche continuent de participer à des ateliers visant à cerner les besoins associés à une expérience de gestion harmonisée des CV. Vous trouverez ci-dessous les commentaires formulés par des candidats et des évaluateurs à l’intention de l’équipe de la SGSTO.
Principes de conception axés sur les utilisateurs
Les connaissances issues de ces ateliers visent à orienter le choix de la solution de gestion des subventions. Les cinq principes de conception suivants se fondent sur les commentaires des utilisateurs et représentent les valeurs et les avantages souhaités de la nouvelle solution.
Les commentaires reçus
Parcours complets
Les parcours offrent un aperçu de l’expérience utilisateur idéale souhaitée par les candidats, les évaluateurs et les administrateurs de la recherche. Ils constituent un excellent outil de représentation visuelle des commentaires formulés par les utilisateurs actuels.
Le candidat
Les candidats veulent une solution souple qui leur permet d’accéder à toutes les possibilités de financement avec un seul nom d’utilisateur et mot de passe, ainsi qu’avec un profil unique (à créer une seule fois), pour les trois organismes. Ils veulent un portail flexible qui leur permet de collaborer facilement avec d’autres participants à des possibilités de financement. Les candidats veulent également être tenus au courant de l’état de traitement de leur demande tout au long du cycle de gestion des subventions.
L’administrateur de recherche
Les administrateurs de recherche travaillent étroitement avec un ou plusieurs candidats et sur une ou plusieurs demandes. Leur rôle est complexe. Ils veulent une solution unique qui leur permet de recevoir des réponses immédiates des organismes pour de l’aide et des conseils. Ils souhaitent que les communications et l’information soient centralisées dans le portail de la solution, assurant ainsi un accès aux renseignements répondant le mieux à leurs besoins.
L’évaluateur
Les évaluateurs souhaitent pouvoir indiquer leurs disponibilités, leur domaine d’expertise, leur expérience et tout conflit d’intérêts possible dans la solution. Ils veulent que la solution leur permette d’accéder au contenu en ligne et hors ligne pour évaluer, émettre des commentaires, accorder des notes et pour plus tard, si nécessaire, téléverser des documents dans le portail avant les discussions d’évaluation.
Carte du parcours de gestion des CV
Le candidat
Dans les discussions tenues au cours des ateliers avec les candidats sur la convivialité souhaitée d’un outil de gestion des CV, l’équipe de la SGSTO a appris qu’une expérience en ligne et hors ligne est souhaitée pour remplir le CV. L’expérience en ligne correspond à la capacité de remplir et de soumettre le CV dans une solution de gestion des subventions qui soit dotée de fonctionnalités utiles et conviviales, y compris celles d’importation et d’exportation, ainsi que de sauvegarde automatique. L’expérience hors ligne correspond à la capacité de remplir un CV dans un document hors ligne, de le télécharger et de le joindre au contenu de la demande. Les candidats ont signalé qu’une expérience hors ligne répondrait mieux aux besoins de nombreux participants qui travaillent avec des partenaires internationaux et communautaires, car ils se heurtent à de nombreux obstacles pour soumettre leur CV dans les délais alloués. De nombreux candidats conservent également un CV maître à l’extérieur des dépôts de données des organismes, et pourraient facilement le copier-coller et l’adapter pour créer des CV hors ligne pour les programmes des organismes.
L’évaluateur
L’équipe de la SGSTO a rencontré des évaluateurs pour comprendre les besoins associés à leur expérience d’évaluation de CV souhaitée.