Conception collaborative de la SGSTO

Les responsables du projet Solution de gestion des subventions des trois organismes (SGSTO) se sont engagés à réaliser des activités de conception concertée avec les utilisateurs afin d’acquérir des connaissances fondamentales qui orienteront la configuration de la solution de gestion des subventions. L’équipe travaillera avec les intervenants pour intégrer les idées recueillies dans la mesure du possible.

Approche

À l’automne 2019 et à l’hiver 2020, des membres du milieu de la recherche (des utilisateurs principaux des systèmes des organismes) ont participé à des ateliers visant à cerner les besoins, les tâches et les problèmes les plus courants liés aux systèmes actuels de gestion des subventions des trois organismes. Les utilisateurs ont cartographié leur expérience du processus de gestion des subventions de A à Z pour illustrer la manière dont ils interagissent avec les systèmes actuels de gestion des subventions et pour permettre de visualiser l’expérience future idéale. Vous trouverez ci-dessous les commentaires des candidats, des évaluateurs et des administrateurs de la recherche, formulés à l’intention de l’équipe de la SGSTO.

Depuis l’hiver 2020, des membres du milieu de la recherche continuent de participer à des ateliers visant à cerner les besoins associés à une expérience de gestion harmonisée des CV. Vous trouverez ci-dessous les commentaires formulés par des candidats et des évaluateurs à l’intention de l’équipe de la SGSTO.

Principes de conception axés sur les utilisateurs

Les connaissances issues de ces ateliers visent à orienter le choix de la solution de gestion des subventions. Les cinq principes de conception suivants se fondent sur les commentaires des utilisateurs et représentent les valeurs et les avantages souhaités de la nouvelle solution.

Principes de conception axés sur les utilisateurs

Description : Principes de conception axés sur les utilisateurs

Automatisation : Fonctionnalités comme l’enregistrement et les notifications automatiques.

Collaboration : Aider les utilisateurs à déléguer les droits d’accès et les tâches à d’autres utilisateurs afin de promouvoir la collaboration.

Réutilisation : Capacité de préremplir des champs avec de l’information provenant de demandes antérieures.

Simplicité : La collecte de renseignements essentiels se fait de manière efficiente.

Limpidité : Des modèles, flux de travail et tableaux de bord intégrés favorisent la collaboration et la transparence.

 

Les commentaires reçus

Parcours complets

Les parcours offrent un aperçu de l’expérience utilisateur idéale souhaitée par les candidats, les évaluateurs et les administrateurs de la recherche. Ils constituent un excellent outil de représentation visuelle des commentaires formulés par les utilisateurs actuels.

Le candidat

Les candidats veulent une solution souple qui leur permet d’accéder à toutes les possibilités de financement avec un seul nom d’utilisateur et mot de passe, ainsi qu’avec un profil unique (à créer une seule fois), pour les trois organismes. Ils veulent un portail flexible qui leur permet de collaborer facilement avec d’autres participants à des possibilités de financement. Les candidats veulent également être tenus au courant de l’état de traitement de leur demande tout au long du cycle de gestion des subventions.

Une cartographie représentant l’expérience idéale du candidat avec la nouvelle solution alors qu’il effectue des tâches comme trouver les possibilités de financement pertinentes, présenter une demande, collaborer avec des pairs et gérer des fonds.

Description : Le candidat

Le parcours idéal envisagé du candidat dans la nouvelle solution est divisé en quatre phases. La cartographie indique certaines tâches pour chacune des phases. Des caractéristiques souhaitées de l’expérience client sous-tendent ces tâches : processus et outils harmonisés, automatisation et flux de travail activés par le système.

Phase 1 : Configuration de la possibilité de financement, identification et profils

  1. Icône d’un écran d’ordinateur et d’un nuage avec des flèches représentant un cycle. Interroger la base de données des trois organismes qui comprend toutes les possibilités de financement (PF).
  2. Icône d’une silhouette. Créer un profil d’utilisateur unique pour les trois organismes.
  3. Icône d’un crochet. Apparier le profil avec les PF des trois organismes.
  4. Icône d’une cloche qui sonne. Recevoir des notifications automatisées au sujet des nouvelles PF.
  5. Icône d’une poignée de main. Demander des lettres d’appui et des signatures au moyen du portail.

Phase 2 : Présentation de la demande et du CV

  1. Icône d’un document. Tirer parti de modèles de CV harmonisés et de données et documents réutilisables.
  2. Icône d’une flèche pointant vers un nuage. Importer des données de CV et des documents externes pour créer un CV.
  3. Icône d’un point d’interrogation dans une bulle de commentaire. Accéder à des listes de vérification, de la formation et du soutien grâce au libre-service et à l’auto-assistance.
  4. Icône d’une roue d’engrenage avec deux drapeaux. Confirmer l’admissibilité et l’intégralité de la demande grâce à des vérifications automatisées.
  5. Icône d’une disquette. Contrôler les versions, enregistrer automatiquement et prévisualiser les documents.
  6. Icône d’une main ouverte avec une clé. Déléguer l’accès pour compléter la demande.
  7. Icône d’un crayon avec deux flèches formant un cercle. Déléguer les droits de lecture et d’écriture à même le portail.
  8. Icône d’un écran d’ordinateur montrant des graphiques. Suivre l’état de la demande dans le tableau de bord.

Phase 3 : Octroi des subventions

  1. Icône d’une enveloppe ouverte. Recevoir un courriel automatisé lorsque les résultats sont affichés dans le portail.
  2. Icône d’un ordinateur. Consulter et chercher des résultats, y répondre, et effectuer des tâches comme « accepter » ou « refuser » dans le portail.
  3. Icône de deux flèches formant un cercle. Télécharger et réutiliser des demandes antérieures.
  4. Icône d’une liste de contrôle sur une planchette à pince. Consulter l’information sur les subventions accordées et les tâches relatives au financement dans le portail.

Phase 4 : Administration postoctroi des subventions

  1. Icône de deux roues d’engrenage. Présenter et suivre l’état d’avancement des rapports et assurer l’admissibilité continue à titre de titulaire au moyen d’un processus électronique harmonisé.
  2. Icône d’un écran d’ordinateur montrant des graphiques. Gérer les demandes d’amendement dans le portail.
  3. Icône d’une cloche qui sonne. Recevoir des notifications automatisées au sujet des dates limites concernant les rapports.
  4. Icône d’une main ouverte avec une clé. Déléguer l’accès à l’administrateur de recherche aux fins du processus de rapport.
 

L’administrateur de recherche

Les administrateurs de recherche travaillent étroitement avec un ou plusieurs candidats et sur une ou plusieurs demandes. Leur rôle est complexe. Ils veulent une solution unique qui leur permet de recevoir des réponses immédiates des organismes pour de l’aide et des conseils. Ils souhaitent que les communications et l’information soient centralisées dans le portail de la solution, assurant ainsi un accès aux renseignements répondant le mieux à leurs besoins.

Une cartographie représentant l’expérience idéale de l’administrateur de recherche avec la nouvelle solution lorsqu’il appuie les candidats et titulaires tout au long du cycle de gestion des subventions.

Description : L’administrateur de recherche

Le parcours idéal envisagé de l’administrateur de recherche dans la nouvelle solution est divisé en cinq phases. La cartographie indique certaines tâches pour chacune des phases. Des caractéristiques souhaitées de l’expérience client sous-tendent ces tâches : processus et outils harmonisés, automatisation et flux de travail activés par le système.

Phase 1 : Configuration de la possibilité de financement, identification et profils

  1. Icône d’un écran d’ordinateur et d’un nuage avec des flèches représentant un cycle. Interroger la base de données des trois organismes qui comprend toutes les possibilités de financement (PF) et l’historique en matière de financement et d’évaluation.
  2. Icône d’une silhouette. Accéder à un profil unique pour appuyer le candidat dans la présentation de sa demande.
  3. Icône d’un écran d’ordinateur montrant des graphiques. Consulter l’état d’avancement de la demande ainsi que la demande dans le tableau de bord.
  4. Icône d’une cloche qui sonne. Recevoir des notifications automatiques au sujet des PF à venir.
  5. Icône d’une main ouverte avec une clé. Se voir déléguer des droits d’accès par le candidat pour le dépannage et l’achèvement de la demande.

Phase 2 : Présentation de la demande et du CV

  1. Icône d’un écran d’ordinateur montrant des graphiques. Consulter des aperçus généraux et suivre l’état d’avancement des demandes dans le tableau de bord.
  2. Icône d’un écran d’ordinateur. Recevoir des notifications dans le portail lorsqu’une demande est présentée.
  3. Icône d’un crayon avec deux flèches formant un cercle. Indiquer dans le système les modifications et amendements faits au moment du contrôle.
  4. Icône d’un écran d’ordinateur montrant une enveloppe. Joindre le personnel des organismes au moyen du portail ou par téléphone.
  5. Icône d’un document et d’une loupe. Réaliser dans le portail les tâches relatives à la prévisualisation des demandes, aux examens internes de l’établissement, au processus d’approbation et au suivi.

Phase 3 : Octroi des subventions

  1. Icône d’une cloche qui sonne. Communiquer simultanément les résultats à l’établissement et au candidat.
  2. Icône d’une flèche dans un nuage pointant vers le bas. Consulter les avis de décision dans le portail et les télécharger.
  3. Icône d’une main ouverte avec une clé. Se voir déléguer des droits d’accès par le candidat aux évaluations écrites et aux avis de décision.
  4. Icône d’une cloche qui sonne. Recevoir des notifications de l’établissement générées par le système et y répondre dans le portail.

Phase 4 : Administration postoctroi des subventions

  1. Icône d’une cloche qui sonne. Recevoir des notifications quant aux rapports en activant cette option.
  2. Icône d’un document. Accéder à des modèles de rapport qui sont préremplis avec l’information pertinente des bases de données et indiquent les sections à remplir.
  3. Icône d’un document avec un signe de dollar. Suivre les flux de travail pour remplir, modifier et approuver dans le cadre de la production automatisée de rapports financiers.
  4. Icône d’un ordinateur. Consulter les demandes d’amendement des candidats dans le portail pour faciliter l’approbation interne et la présentation définitive.

Phase 5 : Évaluation et surveillance

  1. Icône d’un point d’interrogation dans une bulle de commentaire. Accéder à des données exploitables par l’entremise d’un outil d’interrogation en libre-service afin d’évaluer les programmes et le rendement.
  2. Icône d’un écran d’ordinateur montrant des graphiques. Obtenir une vue d’ensemble du cycle de la subvention dans un tableau de bord.
  3. Icône d’une cloche qui sonne. Recevoir des rappels automatisés au sujet des webinaires, des dates limites et des rapports.
 

L’évaluateur

Les évaluateurs souhaitent pouvoir indiquer leurs disponibilités, leur domaine d’expertise, leur expérience et tout conflit d’intérêts possible dans la solution. Ils veulent que la solution leur permette d’accéder au contenu en ligne et hors ligne pour évaluer, émettre des commentaires, accorder des notes et pour plus tard, si nécessaire, téléverser des documents dans le portail avant les discussions d’évaluation.

Une cartographie représentant l’expérience idéale de l’évaluateur avec la nouvelle solution lorsqu’il fournit des évaluations de qualité des demandes de financement présentées aux organismes.

Description : L’évaluateur

Le parcours idéal envisagé de l’évaluateur dans la nouvelle solution est divisé en trois phases. La cartographie indique certaines tâches pour chacune des phases. Des caractéristiques souhaitées de l’expérience client sous-tendent ces tâches : processus et outils harmonisés, automatisation et flux de travail activés par le système.

Phase 1 : Configuration de la possibilité de financement, identification et profils

  1. Icône d’un écran d’ordinateur et d’un nuage avec des flèches représentant un cycle. Ouvrir une session avec un nom d’utilisateur, un mot de passe et un profil unique pour les trois organismes.
  2. Icône d’un ordinateur. Recevoir des invitations d’évaluation par l’entremise du portail qui tiennent compte des calendriers personnels pour déterminer la disponibilité.
  3. Icône d’un calendrier. Confirmer la disponibilité au moyen du système de planification en ligne en utilisant un calendrier personnel (p. ex., Outlook ou Gmail).
  4. Icône de deux flèches formant un cercle. Indiquer au système de réutiliser automatiquement des déclarations de conflit d’intérêts antérieures.
  5. Icône d’une cloche qui sonne. Recevoir des notifications lorsque la documentation d’évaluation est disponible ou mise à jour.

Phase 2 : Processus d’évaluation et gestion connexe

  1. Icône d’un morceau de casse-tête. Être automatiquement inclus dans des bassins d’évaluateurs potentiels en fonction du profil.
  2. Icône d’une silhouette pointant un tableau. Recevoir des conseils et de la formation en ligne à l’appui du processus d’évaluation.
  3. Icône d’une flèche dans un nuage pointant vers le bas. Télécharger du portail les renseignements de la demande pour réaliser l’évaluation hors ligne en toute sécurité.
  4. Icône d’une poignée de main. Compter sur le système pour s’adapter aux différents processus et modèles d’évaluation sur une base individuelle ou par comité.
  5. Icône d’une flèche dans un nuage pointant vers le bas. Télécharger des documents du portail pour y ajouter des révisions ou commentaires hors ligne, et ensuite les téléverser dans le portail.
  6. Icône d’un écran d’ordinateur avec des symboles mathématiques. Éviter le travail manuel grâce à la notation en ligne et au vote électronique.
  7. Icône d’un écran d’ordinateur montrant des graphiques. Voir les tendances en matière de notation et les impacts dans le tableau de bord.

Phase 3: Administration

  1. Icône d’un document avec un x et un bloc signature. Présenter les demandes de remboursement des dépenses en ligne au moyen d’un modèle comprenant des champs préremplis.
  2. Icône de deux flèches formant un cercle. Réutiliser les données provenant de demandes de remboursement antérieures.
  3. Icône d’une cloche qui sonne. Recevoir des notifications automatiques au sujet des résultats de concours.
 

Carte du parcours de gestion des CV

Le candidat

Dans les discussions tenues au cours des ateliers avec les candidats sur la convivialité souhaitée d’un outil de gestion des CV, l’équipe de la SGSTO a appris qu’une expérience en ligne et hors ligne est souhaitée pour remplir le CV. L’expérience en ligne correspond à la capacité de remplir et de soumettre le CV dans une solution de gestion des subventions qui soit dotée de fonctionnalités utiles et conviviales, y compris celles d’importation et d’exportation, ainsi que de sauvegarde automatique. L’expérience hors ligne correspond à la capacité de remplir un CV dans un document hors ligne, de le télécharger et de le joindre au contenu de la demande. Les candidats ont signalé qu’une expérience hors ligne répondrait mieux aux besoins de nombreux participants qui travaillent avec des partenaires internationaux et communautaires, car ils se heurtent à de nombreux obstacles pour soumettre leur CV dans les délais alloués. De nombreux candidats conservent également un CV maître à l’extérieur des dépôts de données des organismes, et pourraient facilement le copier-coller et l’adapter pour créer des CV hors ligne pour les programmes des organismes.

Image illustrant les trois phases du parcours de gestion des CV d'un candidat.

Description : Le candidat

Le parcours de gestion des CV des candidats est divisé en trois phases.

Phase 1 : Gestion continue du CV

  1. Remplir le CV hors ligne ou en ligne (dans le portail)
  2. Créer un seul profil d’utilisateur pour les trois organismes (p. ex. renseignements personnels et coordonnées)
  3. Entrer/mettre à jour les renseignements personnels et les coordonnées dans le profil d’utilisateur (dans le portail)
  4. Accéder à des instructions harmonisées pour les trois organismes
  5. Dans le portail, naviguer facilement dans l’outil de CV grâce à des fonctionnalités comme la sauvegarde automatique
  6. Importer facilement des renseignements dans le modèle de CV du portail à partir de diverses sources externes

Phase 2 : Remplir le CV

  1. Renseignements personnels : Les renseignements personnels pertinents dans le profil d’utilisateur sont entrés automatiquement dans le modèle de CV.
  2. Déclaration personnelle : Ajouter au CV une déclaration personnelle (texte narratif libre) pour fournir de l’information contextuelle distinctive.
  3. Most significant contributions: Identify and describe the most significant contributions relevant to the application.
  4. Contributions les plus importantes : Énumérer et décrire les contributions les plus importantes en lien avec la demande.
  5. Contributions aux connaissances : Entrer une brève liste de contributions ou de publications et présenter l’information de façon à mettre en évidence des éléments comme la paternité des publications, les stagiaires, le libre accès et la portée.
  6. Activités de supervision et de mentorat : Remplir un tableau récapitulatif du nombre d’étudiants formés/mentorés (cumulatif) et décrire le ou les programmes de formation antérieurs et l’incidence de la formation sur la prochaine génération. La formation peut être formelle ou informelle (p. ex. mentorat).
  7. Autres renseignements pertinents : Décrire les activités à l’appui de la proposition de projet qui ne sont pas décrites dans les sections précédentes du CV.

Phase 3 : Examiner, peaufiner et soumettre le CV

  1. Accorder une autorisation d’accès à l’administrateur de recherche pour l’examen du CV dans le portail.
  2. Examiner le CV préalable (en ligne) et modifier le contenu au besoin.
  3. Télécharger le CV (hors ligne) pour le joindre à la demande.
  4. Le profil d’utilisateur et les renseignements du CV dans le portail sont sauvegardés et gérés par le candidat d’une demande à l’autre.
  5. Réutiliser l’information du CV qui se trouve dans le portail en la téléchargeant dans des formats utilisables.
 

L’évaluateur

L’équipe de la SGSTO a rencontré des évaluateurs pour comprendre les besoins associés à leur expérience d’évaluation de CV souhaitée.

Image illustrant les trois phases du parcours de gestion des CV d'un évaluateur.

Description : L’évaluateur

Le parcours de gestion des CV des évaluateurs est divisé en trois phases.

Phase 1 : Accéder au CV

  1. Recevoir un lien sécurisé pour accéder au portail des trois organismes.
  2. Créer/mettre à jour un seul profil d’évaluateur pour les trois organismes.
  3. Accéder aux demandes assignées et aux CV au même endroit.
  4. Accéder à des critères d’évaluation harmonisés correspondant à chaque section du CV.
  5. Accéder à des CV dont la consultation est intuitive et qui n’ont pas plus de 8 pages.

Phase 2 : Examiner le CV

  1. Renseignements personnels : Les renseignements personnels sont limités à ceux qui sont en lien avec l’évaluation.
  2. Déclaration personnelle : Lire un résumé narratif des renseignements sur le candidat dans le CV pour les contextualiser et établir les liens avec le projet proposé.
  3. Contributions les plus importantes : Lire une description des contributions les plus importantes du candidat à la science, à la société, à la communauté, etc.
  4. Contributions aux connaissances : Examiner une brève liste des contributions ou des publications en lien avec la demande, qui indique clairement la paternité des publications, les publications en libre accès et la contribution des stagiaires.
  5. Historique du financement de la recherche : Examiner l’historique de financement avec une brève description du projet afin de comprendre l’incidence du financement sur les travaux.
  6. Activités de supervision et de mentorat : Examiner un tableau récapitulatif du personnel hautement qualifié (cumulatif) et lire une description du programme de formation antérieur du candidat.
  7. Renseignements supplémentaires : Examiner de nouveaux renseignements qui ne sont pas présentés dans des sections précédentes, et seulement de l’information en lien avec le projet proposé.

Phase 3 : Prévisualiser et soumettre l’évaluation

  1. Prévisualiser, réviser et soumettre l’évaluation dans le portail.
  2. Accès continu à l’évaluation et, au besoin, modification des commentaires dans le portail.