Mises à jour - 2022

Table des matières

• Le point sur le Guide d’administration financière des trois organismes
• Cadre de surveillance financière
• Échéancier en 2022-2023
• Mise en œuvre pilote du Cadre
• Conférence annuelle 2022 de l’Association canadienne des administratrices et administrateurs de recherche

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Le point sur le Guide d’administration financière des trois organismes

Plusieurs modifications ont été apportées au Guide d’administration financière des trois organismes depuis sa publication en avril 2020. Ces modifications, entrées en vigueur le 1^er avril 2022, sont reprises dans le résumé des modifications apportées.

Depuis le 1^er avril 2022, le guide s’applique également au Programme d’innovation dans les collèges et la communauté (ICC). Par conséquent, toutes les subventions actives du Programme d’ICC sont désormais administrées conformément à ce guide.

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Cadre de surveillance financière

Pour les besoins de l’Initiative de renouvèlement de l’administration financière des trois organismes, le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) et le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH), en collaboration avec les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), ont révisé leur cadre de surveillance financière (le Cadre). Le Cadre révisé préconise une approche axée sur les risques pour trouver un juste milieu entre la gestion prudente des fonds publics et le développement continu de relations de partenariat avec les organisations qui administrent des subventions au nom des organismes. Il vise expressément à s’harmoniser avec le Guide d’administration financière des trois organismes, lequel est fondé sur des principes, et à simplifier les exigences en matière de surveillance et de production de rapports. Le Cadre révisé s’applique à toutes les organisations administratrices qui reçoivent des fonds des organismes (c’est-à-dire les universités, les collèges et un éventail d’organisations sans but lucratif).

Le processus de surveillance portera essentiellement sur des contrôles internes clés ayant trait à l’administration des fonds des organismes. Il prévoira également une évaluation globale de la santé financière de chaque organisation en se fondant sur l’information qui peut être extraite des états financiers audités. Les organisations ayant déjà participé à des exercices de surveillance menés par les organismes remarqueront que le questionnaire sur les contrôles internes a été grandement simplifié. Les neuf contrôles internes clés suivants font maintenant partie du processus de surveillance :

1. Les rôles et responsabilités concernant l’administration et la surveillance des fonds de l’organisme visé sont documentés et communiqués.
2. Les politiques et procédures internes prennent en compte les lignes directrices sur la gestion financière et les exigences des organismes relativement à l’administration des fonds accordés par ceux-ci.
3. Le système financier est doté d’un plan comptable adéquat à l’appui de l’administration de chaque subvention et bourse, notamment des comptes distincts pour chacune d’elles.
4. Les pièces justificatives sont conservées pour documenter les dépenses conformément aux lignes directrices des organismes.
5. Les pouvoirs de signature concernant l’utilisation des fonds sont conformes aux lignes directrices des organismes.
6. Un processus est en place pour s’assurer de l’obtention d’une deuxième signature pour un paiement dont le bénéficiaire ou le délégué peut ou semble profiter personnellement (p. ex., déplacements, accueil).
7. Il existe un processus pour déterminer si les dépenses imputées au compte de la subvention ou de la bourse sont conformes aux lignes directrices et aux exigences de l’organisme visé.
8. Il existe un processus pour donner aux bénéficiaires des fonds de l’information financière ayant trait à leur compte de subvention ou de bourse individuelle aux fins de prise de décisions et d’examen.
9. Les états de comptes annuels sont certifiés par le bénéficiaire des fonds et le responsable des finances de l’organisation.

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Échéancier en 2022-2023

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Mise en œuvre pilote du Cadre

Le projet pilote du Cadre du CRSNG et du CRSH a été lancé officiellement en juin 2022. Un petit groupe de représentants d’organisations administratrices ont été invités à participer au projet pilote en fonction de plusieurs critères, notamment la taille, la situation géographique, le type et la langue officielle de l’organisation.

Le CRSNG et le CRSH ont ainsi le plaisir de confirmer la participation des organisations suivantes au projet pilote :

• Centre canadien de politiques alternatives
• Université McGill
• Memorial University of Newfoundland
• TRIUMF
• Université de Moncton
• Université du Québec à Chicoutimi
• Université du Québec à Montréal
• University of Lethbridge
• Université du Nouveau-Brunswick
• University of Regina
• University of Saskatchewan
• Université York

Le Cadre révisé devrait être lancé au printemps 2023.

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Conférence annuelle 2022 de l’Association canadienne des administratrices et administrateurs de recherche

Des représentants du CRSNG et du CRSH ont participé à la Conférence annuelle 2022 de l’Association canadienne des administratrices et administrateurs de recherche, qui s’est tenue à Ottawa, en Ontario, du 29 mai au 1^er juin 2022.

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