Table des matières
- Le point sur le Guide d’administration financière des trois organismes
- Cadre de surveillance financière
- Mise en œuvre pilote du Cadre
- Évaluation de la santé financière : nouvel outil dans le portail Convergence
- Échéancier en 2023-2024
Le point sur le Guide d’administration financière des trois organismes
Plusieurs modifications ont été apportées au Guide d’administration financière des trois organismes. Ces modifications, entrées en vigueur le 1er avril 2023, sont reprises dans le résumé des modifications apportées.
Cadre de surveillance financière
Pour les besoins de l’Initiative de renouvèlement de l’administration financière des trois organismes, le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) et le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH), en collaboration avec les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), ont révisé leur cadre de surveillance financière (le Cadre). La version révisée du Cadre s’applique à toutes les organisations qui administrent des fonds des organismes (subventions et bourses actives). Le Cadre a été délibérément conçu pour aller de pair avec les principes énoncés dans le Guide d’administration financière des trois organismes afin de simplifier les exigences en matière de surveillance et de production de rapports. Le Cadre préconise une approche axée sur les risques, qui trouve le juste milieu entre la gestion prudente des fonds publics et l’appui continu au développement de partenariats avec les organisations qui administrent, au nom des organismes, les fonds octroyés. Les risques financiers d’une organisation donnée sont évalués à la lumière des facteurs suivants :
| Facteur | Description | Outil d’évaluation |
|---|---|---|
| Gestion des finances | Cadre de contrôle de la gestion financière déjà en place au sein de l’organisation administratrice | Questionnaire sur les principales mesures de contrôle internes, les politiques et procédures officielles en place, la production des rapports annuels en temps voulu, l’existence de problèmes de contrôle interne présents depuis longtemps |
| Santé financière | Situation financière de l’organisation administratrice | Analyse rétrospective des tendances relatives aux trois ratios financiers, états financiers audités, informations supplémentaires provenant des organisations administratrices |
| Importance du financement | Valeur totale moyenne de toutes les subventions et bourses versées par les organismes à l’organisation administratrice | Moyenne mobile du financement octroyé à l’organisation administratrice au cours des trois dernières années |
Mise en œuvre pilote du Cadre
Le Cadre a été mis à l’essai par le CRSNG et le CRSH de juin 2022 à janvier 2023. Un petit groupe de représentantes et représentants d’organisations administratrices, sélectionnées en fonction de divers critères comme le type d’organisation, la taille, l’emplacement et la langue officielle dans laquelle se déroulent principalement les activités de l’organisation, ont été invités à participer à l’essai pilote de la nouvelle version du Cadre.
Le CRSNG et le CRSH tiennent à remercier les organisations administratrices ci-dessous qui ont accepté leur invitation.
- Canadian Centre for Policy Alternatives
- McGill University
- Memorial University of Newfoundland
- TRIUMF
- Université de Moncton
- Université du Québec à Chicoutimi
- Université du Québec à Montréal
- University of Lethbridge
- University of New Brunswick
- University of Regina
- University of Saskatchewan
- York University
Toutes les organisations qui ont participé à l’essai pilote ont terminé l’évaluation du risque global. Selon le degré d’exposition au risque, certaines organisations ont pu achever l’essai pilote avec très peu de demandes additionnelles tandis que d’autres ont eu besoin d’un suivi approfondi. Toutes les étapes du processus de surveillance (p. ex., la validation de la conception et l’efficacité de certaines mesures de contrôle interne) ont pu être testées.
Toutes les organisations ayant participé à l’essai pilote avaient des commentaires positifs sur leur expérience. Selon elles, le nouveau processus et les outils connexes contribuent en effet à réduire le fardeau administratif et renforcent le sentiment de travailler ensemble, en partenariat. Les organisations administratrices participantes ont également fait des suggestions pour améliorer le processus de surveillance, qui seront prises en compte dans les prochaines étapes.
Évaluation de la santé financière : nouvel outil dans le portail Convergence
Un nouvel outil d’évaluation de la santé financière a été intégré au portail Convergence en 2022. Cet outil permettra aux organismes subventionnaires de recueillir aisément les renseignements financiers nécessaires pour calculer le facteur de risque sans avoir à récupérer ces renseignements dans des feuilles de calcul envoyées par courriel ou dans des sites Web. De janvier à mars 2023, l’outil et les instructions pour l’utiliser ont été mis à l’essai par un petit groupe d’organisations, et les commentaires que nous avons reçus de chacune d’elles étaient très positifs.
Conformément à la version mise à jour du Cadre de surveillance financière, toutes les organisations qui administrent des subventions et bourses actives devront fournir, chaque année, certains renseignements financiers. Cela permettra aux organismes subventionnaires d’avoir un portrait à jour de la santé financière des organisations administratrices et d’estimer le degré global d’exposition au risque y afférent. Les renseignements seront transmis à l’aide du nouvel outil d’évaluation de la santé financière dans le portail Convergence.
Échéancier en 2023-2024
Figure 1 : Échéancier du CRSNG et du CRSH en 2023-2024
