Entente sur l'administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche

Entre

[ Inscrire le nom de l'établissement ]

Et

le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada,

le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada,

et les Instituts de recherche en santé du Canada

ATTENDU QUE le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada, le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada et les Instituts de recherche en santé du Canada sont des organismes du gouvernement du Canada et qu'ils sont tenus de promouvoir et de financer la recherche et la formation en recherche au Canada;

ATTENDU QUE l'établissement participe à la recherche, à la formation en recherche et à des activités connexes au Canada;

ATTENDU QUE les parties reconnaissent l'importance vitale de la recherche, des nouvelles connaissances et des applications qu'elle engendre, des ressources humaines informées et qualifiées qui sont développées au cours du processus de recherche, ainsi que l'importance de l'évaluation par les pairs, qui permet de s'assurer que la recherche financée atteint les normes d'excellence les plus élevées;

ATTENDU QUE les organismes fournissent des fonds publics aux titulaires pour promouvoir et aider la recherche et, par conséquent, ont la responsabilité d'utiliser les fonds aussi efficacement que possible et de rendre compte devant la population canadienne de leur utilisation, de leur affectation et des résultats, et de contribuer à s'assurer que les activités appuyées sont menées conformément aux normes financières et aux normes d'éthique les plus strictes;

ATTENDU QUE les parties s'engagent à promouvoir la conduite responsable de la recherche;

ATTENDU QUE les parties reconnaissent l’importance de l’équité, de la diversité et de l’inclusion dans le cadre de la recherche et de la formation en recherche ainsi que dans celui des occasions de financement et des politiques, elles s’engagent à promouvoir des pratiques équitables et à éliminer les obstacles systémiques;

ET ATTENDU QUE la présente entente a pour objet d'énoncer les conditions générales régissant l'administration, par l'établissement, des subventions et des bourses, et que seuls les établissements ayant accepté les conditions peuvent recevoir du financement directement d'un organisme;

En ce qui concerne leurs obligations respectives établies dans la présente entente, les parties conviennent de ce qui suit :

1. Modalités de l'entente

La présente entente est en vigueur du 1^er avril 2018 au 31 mars 2023.

2. Définitions

Les définitions ci-après s'appliquent dans l'ensemble de la présente entente.

animal désigne un vertébré ou un céphalopode.

bourse désigne le financement fourni par un organisme au moyen d'une bourse d'études, d'une bourse de recherche, ou encore d'une subvention de soutien de la carrière ou d'appui salarial de l'organisme.

chercheur désigne une personne qui mène des activités de recherche.

CRSH désigne le Conseil de recherches en sciences humaines du Canada.

CRSNG désigne le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada.

entente désigne la présente entente.

établissement désigne ( inscrire le nom de l'établissement ).

IRSC désigne les Instituts de recherche en santé du Canada.

organisme désigne le CRSH, le CRSNG ou les IRSC.

organismes désignent le CRSH, le CRSNG et les IRSC.

parties désigne les organismes et l'établissement.

subvention désigne le financement fourni par un organisme pour mener des recherches et des activités connexes.

titulaire désigne un titulaire de bourse ou un titulaire de subvention.

3. Rôles et responsabilités des parties

1. De façon générale, et selon des exigences plus précises énoncées dans la présente entente, l'établissement doit :
   1. fournir une infrastructure matérielle et organisationnelle adéquate pour les activités de recherche, la formation en recherche et d'autres activités financées par un organisme;
   2. élaborer et mettre en œuvre des politiques, des systèmes administratifs, des procédures et des contrôles efficaces, de manière à s'assurer que les activités financées par un organisme sont menées conformément à ce qui suit :
      1. exigences établies par la loi;
      2. politiques et procédures de l'organisme indiquées à la section 4;
      3. ententes de financement relatives aux subventions et aux bourses.
2. Chaque organisme doit accepter et traiter les demandes de financement qu'il reçoit de l'établissement, conformément aux politiques et aux procédures de l'organisme.
3. Chaque organisme doit consulter l'établissement au sujet de la présentation de nouvelles politiques et des changements apportés à ses politiques existantes qui peuvent avoir des répercussions importantes sur l'établissement, dans la mesure du possible.

4. Obligations spécifiques

4.1 Approbation des demandes, subventions et bourses, et confirmation d'admissibilité

1. L'établissement doit vérifier et approuver chaque demande de financement avant d'être étudié par l'organisme.
2. L'établissement :
   1. doit confirmer l'admissibilité de chaque candidat à une subvention ou à une bourse au moment de la demande, conformément aux exigences et aux procédures de l'organisme pertinent en matière d'admissibilité;
   2. doit surveiller l'admissibilité de ses titulaires tout au long de la durée de la subvention ou de la bourse;
   3. doit informer l'organisme pertinent, immédiatement, de tout changement au statut d'admissibilité d'un candidat ou d'un titulaire;
   4. peut, après avoir consulté l'organisme pertinent, retirer son approbation d'une demande de subvention ou de bourse, ou d'une subvention ou d'une bourse existante, si une exigence de l'organisme ou une exigence établie par la loi impose un fardeau excessif à l'établissement.
3. Après avoir été informé du retrait du soutien d'une subvention ou d'une bourse existante, l'organisme peut mettre un terme à la subvention ou à la bourse et peut demander le remboursement des fonds qui restent dans le compte de la subvention ou de la bourse.

4.2 Conduite responsable de la recherche

L'établissement doit respecter les exigences énoncées dans le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche, qui est modifié et qui énonce les responsabilités des établissements, des chercheurs et des organismes relativement à la conduite responsable de la recherche, y compris les procédures à suivre dans le cas de l'inobservation d'une exigence de l'organisme, ou d'une allégation à ce sujet.

4.3 Recherche avec des êtres humains

L'établissement doit, pour toute recherche avec des êtres humains effectuée sous ses auspices,

1. respecter l'Énoncé de politique des trois conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, tel qu'il est modifié;
2. établir et tenir à jour sa politique et ses propres procédures et s'y conformer, ou avoir une entente officielle avec un autre établissement. Celles-ci doivent être conformes aux exigences énoncées dans l'Énoncé de politique des trois conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains,
3. s'assurer que les chercheurs sont informés de leurs obligations en vertu de l'Énoncé de politique des trois conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, et qu'ils reçoivent toute formation raisonnablement nécessaire;
4. s'assurer, par l'utilisation de contrôles financiers ou autres, que le comité d'éthique de la recherche (CER) de l'établissement, ou qu'un CER désigné par l'établissement, a approuvé le projet de recherche avant que des activités de recherche avec des êtres humains se déroulent et que l'approbation du CER soit maintenue aussi longtemps que les activités avec des humains sont menées. Lorsque des mesures de contrôle appropriées sont en place, tous les fonds de la subvention peuvent être libérés avant l'approbation du CER ou pendant le processus d'approbation.

4.4 Recherche avec des animaux

Si l'établissement a recours à des animaux pour de la recherche effectuée dans ses propres installations, dans d'autres installations ou sur le terrain, il doit :

1. maintenir un certificat valide de Bonnes pratiques animales^MD du Conseil canadien de protection des animaux (CCPA), puis s'assurer que la recherche financée par un organisme est tout à fait conforme aux lignes directrices du CCPA, telles qu'elles sont modifiées;
2. s'assurer, par l'utilisation de contrôles financiers ou autres, que le comité de protection des animaux de l'établissement a approuvé le projet de recherche avant que des activités de recherche avec des animaux se déroulent et que l'approbation du comité de protection des animaux (CPA) est maintenue aussi longtemps que des activités de recherche avec des animaux sont réalisées. Lorsque des mesures de contrôle appropriées sont en place, tous les fonds de la subvention peuvent être libérés avant l'approbation du CPA ou pendant le processus d'approbation.

4.5 Conflit d'intérêts institutionnel

Au moment de prendre des décisions concernant de la recherche ou des activités connexes financées par un organisme, l'établissement doit s'assurer que ses décideurs évitent toute situation pouvant donner lieu à un conflit d'intérêts ou, si une telle situation est inévitable, il doit prendre les mesures appropriées pour en atténuer les risques, en tenant compte de l'intérêt supérieur de l'organisme de financement.

4.6 Administration financière

L'établissement doit :

1. administrer et dépenser les fonds qu'il reçoit d'un organisme conformément à ce qui suit :
   1. les politiques et procédures financières de l'organisme, notamment celles du Guide d’administration financière des trois organismes, du Guide des trois organismes à l'intention des titulaires d'une bourse de formation en recherche et du Guide d'administration financière des trois organismes du Programme d'innovation dans les collèges et la communauté, telles qu'elles peuvent être modifiées;
   2. toute condition supplémentaire précisée dans la subvention ou la bourse;
2. établir et maintenir des politiques, des systèmes, des procédures et des contrôles qui obligent les titulaires à se conformer aux politiques et aux procédures financières pertinentes de l'organisme et qui permettent de s'assurer de cette conformité;
3. pour chaque subvention et bourse :
   1. maintenir un compte distinct;
   2. s'assurer que les dépenses et frais portés au compte de la subvention ou de la bourse sont autorisés par le titulaire, ou par son délégué autorisé par écrit;
   3. maintenir des dossiers complets et précis sur l'utilisation du financement de l'organisme, y compris des pistes de vérification vérifiables et des documents justificatifs complets pour chaque transaction, pendant au moins sept ans;
4. refuser ou retirer l'approbation des dépenses qui contreviennent à une politique de l'organisme ou de l'établissement ou à une modalité ou à une condition de la subvention ou de la bourse;
5. consulter l'organisme pertinent lorsque l'établissement a des doutes quant aux exigences financières de l'organisme;
6. traiter rapidement les paiements admissibles et approuvés à partir des comptes du titulaire;
7. fournir un soutien financier et administratif adéquat à ses titulaires afin d'assurer une saine gestion des fonds;
8. en cas de transfert des fonds de la subvention ou de la bourse de l'établissement à un autre établissement, s'assurer que le transfert est conforme aux dispositions des politiques financières et des procédures pertinentes de l'organisme qui s'appliquent;
9. fournir régulièrement et en temps opportun des rapports financiers sur l'utilisation des fonds de l'organisme pertinent, selon les demandes de l'organisme, et respecter les exigences de l'organisme pertinent relativement à la surveillance financière continue;
10. fournir régulièrement à chaque titulaire de subvention et à chaque titulaire de bourse de l'information sur son compte;
11. à la suite d'un préavis raisonnable, permettre aux représentants de l'organisme pertinent d'accéder à ses locaux et installations afin d'effectuer des examens de surveillance et des vérifications de la conformité, leur donner accès à tous les comptes, dossiers et autres renseignements concernant une subvention ou une bourse, puis donner une réponse complète et précise à toute demande de renseignements que peut soumettre l'organisme dans le but de vérifier le respect de ses exigences;
12. permettre aux représentants du vérificateur général du Canada d'accéder aux renseignements mentionnés au paragraphe (k) ainsi qu'aux locaux de l'établissement, de sorte qu'ils ou elles puissent exercer les pouvoirs accordés en vertu de la Loi sur le vérificateur général, y compris l'exécution de vérifications financières ou de rendement.

4.7 Propriété du matériel et des installations

1. Si un organisme fournit du financement devant servir à l'achat, à la mise sur pied ou au soutien pour ce qui est du matériel et des installations (« le matériel »), l'établissement doit :
   1. assumer et garder la propriété du matériel, sauf si :
      1. l'organisme pertinent en convient autrement par écrit;
      2. cela va à l'encontre d'une exigence établie par la loi;
      3. la propriété doit être transférée à un autre établissement, auquel cas l'établissement doit obtenir un engagement écrit de l'autre établissement qui convient de respecter les conditions auxquelles les fonds pour le matériel ont été accordés;
      4. le matériel est vendu, auquel cas l'établissement doit faire des efforts raisonnables pour utiliser tous les fonds obtenus de la vente du matériel aux fins de la recherche;
   2. abriter, entretenir et, au besoin, assurer le matériel, et prendre des mesures raisonnables pour le protéger pour la durée de sa vie utile;
   3. dans la mesure du possible, et au besoin compte tenu de la nature du matériel, permettre à d'autres chercheurs de l'utiliser.
2. Si le matériel doit être prêté à un autre établissement, l'établissement doit garder la propriété du matériel et il doit en demeurer responsable envers l'organisme quant aux obligations énoncées ci-dessus.

4.8 Évaluations environnementales et examens

L'établissement doit aider les organismes à s'acquitter de leurs responsabilités en vertu de la Loi sur l’evaluation d’impact et, plus précisément, l'établissement doit :

1. répondre à toute demande de renseignements qu'un organisme peut soumettre afin de respecter ses obligations en vertu de la Loi;
2. aider les candidats à préparer ou à commander les documents ou rapports qui peuvent être demandés et dont les coûts seront assumés par l'établissement ou le candidat. Ces coûts ne constituent pas une dépense admissible au financement d'un organisme.

4.9 Politiques de l'organisme

L'établissement doit s'acquitter de ses responsabilités conformément à toutes les politiques pertinentes de l'organisme, qui seront modifiées ou seront introduites pendant la durée de l'entente.

Les politiques conjointes entre les organismes : http://science.gc.ca/eic/site/063.nsf/fra/h_1E7A5F18.html

Les politiques du CRSH : http://www.sshrc-crsh.gc.ca/about-au_sujet/policies-politiques/index-fra.aspx

Les politiques du CRSNG : http://www.nserc-crsng.gc.ca/NSERC-CRSNG/policies-politiques/index_fra.asp

Les politiques des IRSC : http://www.cihr-irsc.gc.ca/f/204.html

4.10 Rapport sur le rendement et les résultats

L'établissement doit :

1. fournir toute information sur une subvention ou une bourse qu'un organisme peut raisonnablement demander, en temps opportun;
2. participer à la surveillance, à l'examen et à l'évaluation des programmes, des politiques et des processus de l'organisme en prenant part aux examens à mi-parcours, aux études d'évaluation, aux sondages, aux ateliers, aux vérifications et aux autres activités organisées dans le but de recueillir des renseignements pour évaluer les progrès et les résultats;
3. rendre ses candidats, ses titulaires, ses étudiants et son personnel administratif disponibles pour participer à la surveillance, à l'examen et à l'évaluation des programmes, des politiques et des processus de l'organisme.

5. Gestion des conflits et des défauts

5.1 Résolution de conflits

En cas de conflit relativement à la présente entente ou à sa mise en œuvre, les parties tenteront d'abord de résoudre le conflit au niveau opérationnel, de bonne foi. Toutefois, en cas d'échec, le conflit doit être porté à l'attention de la direction des parties pour résolution. L'organisme doit, en consultation avec l'établissement, déterminer une date d'échéance acceptable pour résoudre le conflit. Si les parties en cause sont d'accord, le cas pourrait être renvoyé à la médiation devant un tiers mutuellement acceptable.

5.2 Examen indépendant dans certains cas

Si un organisme a un motif raisonnable de croire qu'il y a eu une violation substantielle de la présente entente, il peut exiger que l'établissement fasse exécuter rapidement un examen indépendant par une personne qualifiée pour vérifier la conformité de l'établissement aux exigences de l'organisme et en faire état. Les coûts doivent être assumés par l'établissement, et ce dernier doit mettre à la disposition de l'organisme le rapport indépendant et les documents de travail de l'examen.

5.3 Défauts et recours

1. Les situations suivantes constituent des cas de défaut :
   1. si l'établissement a commis une violation substantielle de la présente entente;
   2. si l'établissement a fourni des renseignements substantiellement faux ou trompeurs ou a fait des déclarations inexactes d'importance auprès d'un organisme, autrement que de bonne foi;
   3. si l'établissement cesse ses activités, est dissous, ou si une ordonnance est établie ou une résolution adoptée pour la liquidation de l'établissement;
   4. si l'établissement fait faillite ou devient insolvable, est mis sous séquestre ou se prévaut de lois en vigueur en matière de faillite ou d'insolvabilité des débiteurs.
2. Si un cas de manquement se produit et que le défaut est lié à une subvention ou à une bourse en particulier, l'organisme peut demander à l'établissement de prendre des mesures correctives dans un certain délai. L'organisme peut également suspendre immédiatement la subvention ou la bourse et exiger que l'établissement cesse le versement de fonds relativement à la subvention ou à la bourse. Si l'établissement ne prend pas les mesures correctives à la satisfaction de l'organisme, l'organisme peut exercer un ou plusieurs des recours suivants :
   1. si l'organisme ne l'a pas déjà fait, suspendre la subvention ou la bourse et exiger que l'établissement cesse le versement de fonds relativement à la subvention ou à la bourse;
   2. mettre fin à la subvention ou à la bourse;
   3. exiger que l'établissement rembourse une partie ou l'ensemble des fonds qui restent dans le compte de la subvention ou de la bourse ou, dans des cas exceptionnels, exiger que l'établissement rembourse tous les fonds accordés par l'organisme concernant la subvention ou la bourse.
3. Si un cas de manquement se produit, dans un cas autre qu'en b), l'organisme peut demander à l'établissement de prendre les mesures correctives en un certain laps de temps. Si aucune demande n'est faite, ou si l'établissement ne se conforme pas à une demande à la satisfaction de l'organisme, ce dernier peut exercer un ou plusieurs des recours suivants :
   1. demander que l'établissement cesse tout paiement pour des comptes de subvention ou de bourse;
   2. annuler toute obligation de l'organisme de fournir du financement à l'établissement;
   3. demander que l'établissement rembourse tous les fonds payés par l'organisme à l'établissement qui ont été mal utilisés ou qui ont été versés à l'établissement à la suite d'une déclaration inexacte;
   4. dans des cas exceptionnels seulement, déclarer l'établissement inadmissible à une demande de financement.
4. Tout montant à remettre à l'organisme conformément à la présente entente constitue une dette envers l'État, que l'établissement accepte de rembourser dans les 30 jours suivant la réception d'un avis par écrit. Dans le cas d'une demande de remboursement, l'organisme a droit à des intérêts sur le montant demandé, qui commencent à s'accumuler 30 jours à partir de la date de la demande, au taux d'intérêt indiqué dans le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs, tel qu'il est modifié.

6. Renseignements généraux

6.1 Survie

Les droits et les obligations des parties établies dans la présente et dans les sections ciaprès demeureront en vigueur après l'expiration ou la résiliation de l'entente et demeureront en vigueur pendant sept ans après l'expiration ou la résiliation de la présente entente : 4.6k) et l); 4.10; 5.2; et 5.3.

6.2 Relations entre les parties

Rien dans la présente entente ne doit être interprété comme créant une relation entre les parties ou créant entre les parties un lien de partenaires ou de membres de coentreprise. Aucune des parties n'a le droit d'obliger et d'engager l'autre partie de quelque façon que ce soit.

Signatures

Pour les organismes

Président
Instituts de recherche en santé du Canada

Date

 

Président
Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada

 

Date

 

Président
Conseil de recherches en sciences humaines du Canada

 

Date

 

Pour l'établissement

Signature

Date

 

Nom et titre
J’ai le pouvoir de lier l’établissement.