Phase de découverte

Tout au long de la phase de découverte de la SGSTO, les organismes ont collaboré étroitement avec les utilisateurs des systèmes en place afin de connaître leurs besoins.

L’équipe de la SGSTO a tenu un certain nombre d’activités de consultation et de conception collaborative afin que la solution proposée réponde aux besoins des utilisateurs.

• Intervenants consultés - Version textuelle

  • Plus de 1000 participants aux possibilités de financement :
    • Candidats
    • Candidats titulaires de subvention et de bourse
    • Stagiaires
    • Collaborateurs
    • Évaluateurs
  • Plus de 120 établissements :
    • Établissements de recherche et d’enseignement supérieur
  • Plus de 10 partenaires gouvernementaux :
    • Fédérales
    • Provinciales
    • Territoriales
    • Régionales
    • Autochtones
    • Municipales
  • Plus de 30 fournisseurs de solutions :
    • Particuliers
    • Sociétés du secteur privé

Calendrier des activités

• 2018
  • Juin : Lancement de l’initiative Solution de gestion des subventions des trois organismes (SGSTO)
• 2019
  • Septembre : Journée de l’industrie
    Présentation des résultats souhaités de la SGSTO aux fournisseurs potentiels
  • Octobre : Atelier de conception collaborative
    Recensement des besoins, des points problématiques et de l’expérience future idéale pour les candidats, les évaluateurs et les administrateurs de recherche (plus de 30 participants partout au Canada)
  • Décembre – février : Poursuite des ateliers de conception collaborative
    Validation de l’expérience actuelle et future des candidats, des évaluateurs et des administrateurs de recherche (plus de 300 participants partout au Canada)
• 2020
  • Août – novembre : Ateliers et sondage sur l’état de préparation au changement
    Recensement des besoins pour aider les utilisateurs à passer à la nouvelle solution (7 ateliers externes, 135 participants et 688 répondants au sondage)
  • Septembre : Lancement du Réseau externe d’agents de changement
    Dialogue permanent avec les intervenants pour recueillir leur point de vue et les soutenir à toutes les étapes du changement (représentation de près de 120 établissements postsecondaires)
  • Octobre : Lancement du Comité consultatif externe
    Prise en considération assurée des points de vue externes dans les décisions clés; les membres fournissent aux trois organismes subventionnaires des recommandations et des avis indépendants sur la SGSTO.
  • Novembre : Ateliers de conception de profils biographiques
    Tenue d’ateliers visant à mieux comprendre les points problématiques du processus actuel de gestion des CV et à assurer la conception collaborative de l’expérience future idéale
  • Novembre – janvier : Exercice de démonstration de faisabilité
    Démonstration de la faisabilité des solutions potentielles après que certains membres du milieu de la recherche ont reçu une formation à cette fin
• 2021
  • Novembre : Obtention de la première des deux approbations pour le projet
    Aval accordé par le gouvernement du Canada à l’amorce du processus concurrentiel pour la sélection d’une nouvelle solution
  • Décembre : Lancement du processus concurrentiel pour la sélection d’une nouvelle solution
• 2022
  • Avril : Sélection de la nouvelle plateforme de la SGSTO : Microsoft Power
  • Octobre : Lancement de la demande de propositions
• 2023
  • Automne : Début de la mise à l’essai du CV des trois organismes
• 2024
  • Juin : Obtention de l’approbation du Conseil du Trésor du Canada pour mettre la SGSTO en œuvre
  • Juillet : Lancement de la phase de mise en œuvre

Mobilisation de l’industrie

En 2019, l’équipe de la SGSTO a organisé une « journée de l’industrie » dans le but de présenter à tous les fournisseurs potentiels de logiciels et de services de gestion des subventions l’étendue des exigences de la SGSTO et le processus d’approvisionnement. Elle a rencontré individuellement les différents fournisseurs intéressés pour obtenir leurs commentaires sur le modèle d’approvisionnement proposé.

Au printemps 2022, à l’issue d’un appel d’offres sélectif lancé par l’entremise de Services partagés Canada, la plateforme Microsoft Power a été retenue pour la SGSTO.

À l’automne de la même année, le projet de la SGSTO a franchi un autre jalon important en donnant le coup d’envoi à une demande de propositions dans le cadre du processus d’approvisionnement. Cette étape a mené à la sélection de la société Deloitte en tant que fournisseur chargé de la configuration du système retenu. Conjuguée à l’approbation obtenue du Conseil du Trésor, cette étape a permis d’amorcer la phase de mise en œuvre.