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Initiative Solution de gestion des subventions des trois organismes (SGSTO)

Harmoniser et moderniser la gestion des subventions des trois organismes

Les trois organismes subventionnaires fédéraux, à savoir le Conseil de recherches en sciences humaines (CRSH), le Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie (CRSNG) et les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), ont lancé une initiative visant à moderniser leur système de gestion des subventions pour mieux appuyer les candidats, les administrateurs et les évaluateurs pendant le cycle de gestion des subventions.



Initiative Solution de gestion des subventions des trois organismes (SGSTO)



Pourquoi une nouvelle solution est-elle nécessaire?

La gestion des subventions assurée présentement par les organismes repose sur une technologie désuète et mal adaptée aux besoins changeants du milieu de la recherche et des organismes eux-mêmes.

Les systèmes actuels sont complexes, mal intégrés, lourds sur le plan administratif et chronophages.

La technologie sur laquelle ils sont construits est désuète. En outre, il est de plus en plus difficile de maintenir et d’améliorer cette technologie.

L’architecture des données n’est pas bien structurée, ce qui rend difficiles la transmission, l’extraction et l’analyse de données.


Qu’est-ce qu’un nouveau système de gestion des subventions permettra d’accomplir?

L’initiative SGSTO fournira une solution axée sur l’utilisateur pour appuyer le cycle de vie de la gestion des subventions (c.-à-d. de la conception du programme à la production des rapports de fin de subvention, ce qui comprend la fonction actuellement fournie par le CV commun canadien) afin d’atteindre les résultats opérationnels suivants :

  • Satisfaction accrue des utilisateurs et intervenants internes et externes
  • Souplesse et adaptabilité accrues pour répondre aux priorités du gouvernement du Canada et aux besoins des organismes
  • Ressources et effectifs optimisés pour augmenter l’efficacité organisationnelle
  • Renforcement de la crédibilité des trois organismes subventionnaires et de leur réputation en tant que chefs de file en recherche

Quelle est la vision envisagée pour la SGSTO?

Les organismes aspirent à choisir une solution de gestion des subventions qui leur permettra de concrétiser la vision indiquée ci-dessous. Par la mobilisation soutenue de l’industrie et des intervenants, l’équipe de la SGSTO acquiert des connaissances qui guident les organismes dans leur choix d’une solution qui concordera le mieux avec cette vision.

Une carte représentant les capacités axées sur le client, les capacités axées sur la gestion des subventions et les capacités axées sur le soutien qui sont envisagées pour la solution de gestion des subventions ainsi que les liens entre elles, lorsque pertinents.

Description: Carte des capacités de la SGSTO

Capacités axées sur le client

  • Base de données interrogeable sur les possibilités de financement (PF) des trois organismes (liée à la conception des possibilités de financement et l’engagement des fonds, qui font partie des capacités axées sur le soutien)
  • Portail en ligne (liée au libre-service et à l’auto-assistance, qui font partie des capacités axées sur la gestion des subventions)
  • Ouvrir une session et créer un profil
  • Choisir la PF et présenter une demande en ligne (liée à la vérification de l’admissibilité et de l’intégralité de la demande, qui fait partie des capacités axées sur la gestion des subventions)
  • Créer ou téléverser un CV
  • Consulter le tableau de bord sur l’état des demandes
  • Consulter les avis de décision et les modalités de la PF
  • Recevoir le paiement (liée à la gestion de la répartition des fonds, qui fait partie des capacités axées sur le soutien)
  • Présenter les rapports et les demandes de modifications (liée à l’évaluation et la surveillance, qui font partie des capacités axées sur la gestion des subventions)

Capacités axées sur la gestion des subventions

  • Libre-service et auto-assistance
  • Vérification de l’admissibilité et de l’intégralité de la demande
  • Évaluation (liée à l’analyse de données, qui fait partie des capacités axées sur le soutien)
  • Décision (liée à l’analyse de données, qui fait partie des capacités axées sur le soutien)
  • Entente (liée à consulter les avis de décision et les modalités de la PF, qui fait partie des capacités axées sur le client, et liée à l’analyse de données, qui fait partie des capacités axées sur le soutien)
  • Évaluation et surveillance (liées à l’analyse de données, qui fait partie des capacités axées sur le soutien)
  • Clôture (achèvement du financement)

Capacités axées sur le soutien

  • Conception des possibilités de financement et engagement des fonds
  • Analyse de données
  • Gestion de la répartition des fonds
  • Analyse de données

Comment les organismes s’y prennent-ils?

Les organismes ont adopté une approche axée sur le client dans le cadre de laquelle ils réalisent des activités de conception collaborative pour connaitre les besoins et les exigences des utilisateurs quant à la nouvelle solution de gestion des subventions. Les résultats de ces activités sont transmis aux fournisseurs potentiels de solutions pour donner un aperçu du fonctionnement des organismes et de nos intervenants. Ces renseignements sont également utiles au processus d’approvisionnement.


Qui sont les intervenants?

Comme l’initiative SGSTO est fondée sur une conception collaborative, l’équipe de la SGSTO dirige plusieurs activités de mobilisation. En fait, un des principes de l’initiative est de mobiliser les intervenants dès le départ et régulièrement. Voici un aperçu des activités de mobilisation de la SGSTO jusqu’à présent :

Calendrier de mobilisation des intervenants

Description: Calendrier de mobilisation des intervenants

2018

Juin : Lancement de l’initiative Solution de gestion des subventions des trois organismes


2019

Septembre : Journée de l’industrie
Présentation des résultats souhaités de la SGSTO aux fournisseurs potentiels de solutions de gestion des subventions.

Octobre : Atelier de coconception
Acquisition de connaissances sur les besoins, les irritants actuels et l’expérience idéale future pour les candidats, les évaluateurs et les administrateurs de recherche. Plus de 30 participants de partout au Canada.

Décembre – février : Ateliers continus de coconception
Validation de l’expérience utilisateur actuelle et future pour les candidats, les évaluateurs et les administrateurs de recherche. Plus de 300 participants de partout au Canada.


2020

Aout – novembre : Ateliers et sondage sur l’état de préparation au changement
Recensement des besoins des utilisateurs en matière d’appui pour faire face aux changements qui découleront de la nouvelle solution. Il y a eu 7 ateliers externes avec 135 participants, et 688 participants au sondage.

Septembre : Lancement du Réseau externe d’agents de changement
Veille à fournir le point de vue des intervenants et du soutien à toutes les étapes du changement. Près de 120 établissements postsecondaires sont représentés.

Octobre : Lancement du Comité consultatif externe
Veille à ce que la SGSTO prenne en considération les points de vue externes dans la prise de décisions clés. Plus de 10 membres fournissent des conseils indépendants et des recommandations aux trois organismes subventionnaires au sujet de l’initiative SGSTO.

Novembre : Ateliers sur la conceptualisation des profils biographiques
Ces ateliers sont en cours et visent à mieux comprendre les irritants du processus actuel de gestion du CV et à coconcevoir l’expérience idéale future.

Novembre – janvier : Essais des démonstrations de faisabilité
Certains membres du milieu de la recherche ont reçu une formation pour mettre à l’essai les démonstrations de faisabilité des solutions potentielles.


2021


Pour s’assurer que l’initiative tient compte des points de vue externes, la SGSTO a également mis en place deux groupes de collaboration : le Comité consultatif externe et le Réseau externe d’agents de changement.

Si vous souhaitez prendre part à nos activités, écrivez-nous à TGMS-SGSTO@cihr-irsc.gc.ca.

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