À la suite des commentaires de la communauté de recherche, les organismes subventionnaires proposent d'intégrer les clarifications suivantes dans le texte de la Politique des trois organismes sur la gestion des données de recherche, accompagnées d'une foire aux questions, pour l'application de l'exigence de dépôt des données de la Politique.
3.3 Conservation, dépôt et disponibilité des données
La conservation, le dépôt et la mise à disposition des données de recherche sont des éléments fondamentaux pour des pratiques de recherche exemplaires. En favorisant la transparence, la reproductibilité, la transférabilité et la réutilisation, ces pratiques renforcent l'intégrité et l'efficacité de la recherche, ainsi que la confiance envers la recherche.
Conservation des données. Les chercheuses et chercheurs et les stagiaires (étudiantes, étudiants et titulaires de bourse postdoctorale) doivent conserver toutes les données numériques de recherche, la documentation des données et les codes issus de la recherche financée par les organismes pendant une période de 10 ans après la fin d'une subvention ou d'une bourse ou après une publication, selon la dernière éventualité. Les données de recherche, la documentation des données et le code informatique ayant servi à l'analyse des données doivent être adéquatement conservés, sauvegardés et protégés conformément aux responsabilités des chercheuses et chercheurs décrites dans le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche, les orientations des trois organismes concernant la sécurité de la recherche, les politiques institutionnelles et les approbations des comités d'éthique de la recherche.
Dépôt des données. Les chercheuses et chercheurs et les stagiaires doivent verser dans un dépôt de données toutes les données de recherche et la documentation des données appuyant directement les résultats de recherche publiés dans des prépublications et des articles de revues avec comité de lecture et découlant de travaux financés par les organismes. Pour déterminer quelles données de recherche doivent être versées dans un dépôt, il convient de suivre les normes disciplinaires (pour en savoir plus, se reporter à la foire aux questions). Le dépôt de données doit être effectué au moment de la publication ou de la prépublication. Le choix du dépôt peut être guidé par des attentes disciplinaires, mais doit suivre des lignes directrices sur les caractéristiques souhaitables des dépôts de données (lien à venir). La conservation sécurisée des données est acceptable pour les données sensibles et les mégadonnées lorsqu'il n'existe aucun dépôt approprié. Le dépôt de code informatique ayant servi à l'analyse est fortement encouragé.
Disponibilité des données. Les chercheuses et chercheurs et les stagiaires doivent mettre à disposition toutes les données de recherche et la documentation des données appuyant directement les résultats de recherche publiés dans des prépublications et des articles de revues avec comité de lecture et découlant de travaux financés par les organismes, conformément à l'engagement des organismes selon lequel les données de recherche doivent être aussi ouvertes que possible et aussi fermées que nécessaire. Les prépublications et les articles de revues doivent inclure une déclaration sur la disponibilité des données avec un lien vers les données versées dans un dépôt au moyen d'un identifiant pérenne, comme un identificateur d'objet numérique (système DOI). Si les données ne peuvent pas être versées dans un dépôt, la déclaration sur la disponibilité des données doit indiquer comment demander l'accès aux données et doit justifier toute restriction d'accès. Les données versées dans un dépôt qui ne sont pas sensibles doivent être rendues publiques conformément aux principes FAIR et aux normes disciplinaires. Les données qui ne peuvent pas être rendues publiques en raison d'exigences éthiques, juridiques, culturelles ou commerciales doivent être mises à disposition avec des contrôles d'accès restreint appropriés, soit par versement dans un dépôt de données, soit par stockage sécurisé s'il n'existe aucun dépôt approprié. Les chercheuses et chercheurs et les stagiaires sont fortement encouragés à rendre leur code disponible en même temps que leurs données.
Recherche autochtone. Pour les recherches menées « par et avec » les Premières Nations, les Inuit et les Métis, ces peuples, communautés et leurs structures de gouvernance ou les personnes représentantes compétentes doivent déterminer si et comment les données sont recueillies, utilisées, conservées, versées dans un dépôt, préservées, protégées et mises à disposition. Dans chaque cas, les chercheuses et chercheurs doivent, en partenariat ou après délibération avec les communautés autochtones, tenir compte des structures de gouvernance particulières et des protocoles de gestion de données liés à l'intendance des données. Ces considérations s'appliquent également à la recherche autochtone en dehors du Canada et pourraient donner lieu à des exceptions aux exigences ci-dessus.
Les termes concernés sont définis dans un glossaire qui sera mis à disposition ultérieurement, et des renseignements supplémentaires sont fournis dans la foire aux questions.
4. Dates de mise en œuvre
Conservation, dépôt et disponibilité des données : l’exigence s’applique aux données de recherche issues de subventions et de bourses reçues à partir du 1er janvier 2027 (date à déterminer).
5. Respect des politiques
En acceptant du financement des organismes, les établissements ainsi que les chercheuses et chercheurs acceptent les modalités énoncées dans les politiques, ententes et lignes directrices des organismes. En cas de non-respect d'une politique décelé et non réglé, les organismes peuvent prendre des mesures décrites dans le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche ou d'autres mesures jugées nécessaires pour y remédier. Le non-respect de l'exigence relative à la conservation, au dépôt et à la disponibilité des données peut donner lieu à des mesures correctives susceptibles de nuire à l'admissibilité d'une personne à une demande de financement ou à l'obtention d'un financement auprès d'un organisme.